الحواسيب
#مشاركة_الشاشة
#Excel
6 خطوات أساسية لمشاركة الشاشة في Excel بفعالية
تعتبر مشاركة الشاشة خطوة مهمة تتطلب بعض التحضيرات لضمان تجربة سلسة وفعالة. إليك قائمة التحقق الخاصة بي قبل العرض، والتي تضمن أن واجهتي نظيفة، وأن تقديمي سلس، وأن بياناتي الحساسة تبقى بعيدة عن الأنظار.
إنشاء وضع العرض باستخدام العروض المخصصة
عندما أقوم بإنشاء دفتر Excel، أعمل على تكبير 100% مع جميع الفلاتر مرئية. ولكن عندما أشارك شاشتي، غالبًا ما تكون هذه الرؤية غير قابلة للقراءة لجمهوري. لهذا السبب أستخدم العروض المخصصة لإنشاء وضع عرض بمستوى تكبير 140% وحالات تصفية محددة تم تطبيقها مسبقًا.
أولاً، أنشئ عرضًا قياسيًا مع جميع فلاتري الشخصية المطبقة، حتى أتمكن من التبديل بسرعة إليه بمجرد انتهاء عرضي. ثم، أضغط على "العروض المخصصة" في علامة التبويب عرض على الشريط، أختار "إضافة"، وأعطيه اسمًا عامًا، مثل عرض قياسي.
ثم، أجري التعديلات اللازمة لجعل العرض جاهزًا وأتبع نفس الخطوات لإعداد عرض آخر، أسميه عرض تقديمي.
تخزن العروض المخصصة الخصائص الجمالية التالية:
- الأعمدة والصفوف المخفية والمرئية.
- الفلاتر والترتيبات المطبقة.
- نسبة التكبير.
- اختيار الخلايا.
- إعدادات النافذة (مثل الموقع الدقيق لشريط التمرير وأي نوافذ مجمدة).
- إعدادات الطباعة (مثل اتجاه الصفحات، الهوامش، ومناطق الطباعة المحددة).
فقط تذكر أن العروض خاصة بالورقة، مما يعني أنه يجب عليك إنشاء عروض منفصلة لكل علامة تبويب تخطط لعرضها. أيضًا، لا تعمل العروض المخصصة إذا كان هناك أي جداول Excel في دفتر العمل، لذا تأكد من التحقق من ذلك أولاً.
إخفاء العناصر المشتتة باستخدام لوحة التحديد
غالبًا ما تكون ملفات Excel الخاصة بي مليئة بالعناصر المؤقتة، مثل مربعات النص مع ملاحظات مؤقتة، الرسوم البيانية التجريبية، أو الأشكال المستخدمة كعناصر نائب. هذه العناصر مفيدة أثناء الإنشاء، لكنها تبدو كفوضى غير مصقولة أثناء العرض المباشر.
بدلاً من حذف هذه العناصر تمامًا، أستخدم لوحة التحديد لـ "تنظيف المكتب". لفتحها، أوسع قائمة "البحث والتحديد" في علامة التبويب الرئيسية، وأضغط على "لوحة التحديد".
تقوم هذه اللوحة بإدراج كل عنصر على ورقتك مع أيقونة عين صغيرة لتبديل الرؤية. أستخدم زر "إخفاء الكل" لمسح ورقتي بسرعة من جميع الملاحظات العائمة والأرقام التجريبية، وعندما ينتهي عرض الشاشة، أضغط ببساطة على "إظهار الكل" لاستئناف عملي.
تنظيف الواجهة لإخفاء الضوضاء في Excel
أريد لجمهوري أن يركز على البيانات، وليس على شريط أدوات Excel أو الفوضى في الخلفية. لإنشاء مظهر نظيف يشبه لوحة التحكم، أزيل تحديد "خطوط الشبكة" و"العناوين" في علامة التبويب عرض، مما يجعل جدول البيانات يبدو كأنه تقرير مكتمل بدلاً من عمل قيد التقدم. كما أزيل تحديد "شريط الصيغ" لضمان أن يرى جمهوري النتيجة النهائية فقط، وليس المنطق وراءها.
علاوة على خيارات التحقق الأساسية، أضغط أيضًا على Ctrl+F1 لطي الشريط. هذا يزيد من مساحة الشاشة الرأسية المتاحة لي، وهو مفيد بشكل خاص عند تقديم عرض عبر مكالمة فيديو حيث غالبًا ما تأخذ واجهة التطبيق المستخدم مساحة من العرض.
تدقيق قائمة الملف وقوائم دفاتر العمل الأخيرة
أخطر زر يمكن النقر عليه أثناء مشاركة شاشة Excel هو "ملف". يفتح هذا العرض الخلفي، كاشفًا دفاتر العمل التي تم فتحها مؤخرًا، والتي قد تحتوي على أسماء عملاء حساسة، أو عناوين مشاريع داخلية، أو ببساطة ملفات شخصية لا أريد أن يراها الآخرون.
لتجنب تسرب هذه المعلومات، أقوم بتدقيق هذه القائمة قبل أن أبدأ العرض. للقيام بذلك، أضغط على ملف > خيارات > متقدم، وأقوم بالتمرير لأسفل إلى قسم العرض، وأضبط "عرض هذا العدد من دفاتر العمل الأخيرة" على صفر.
هذا يمسح القائمة على الفور، مما يضمن بقاء سجل ملفي خاصًا حتى لو كان عليّ التنقل عبر نظام القائمة أمام الجمهور. وبالمثل، إذا كان لديك دفاتر عمل Excel أخرى مفتوحة وقمت بالمرور فوق أيقونة Excel في شريط المهام، ستصبح جميع أسماء هذه الملفات مرئية. لذا، قبل أن تشارك شاشتك، مرر فوق الأيقونة وأغلق أي ملفات حساسة.
فتح نوافذ مكررة لعرض متعدد التبويبات
التنقل بين علامات التبويب في Excel هو أسهل طريقة لجعل جمهورك يشعر بالدوار. عندما أحتاج إلى توضيح العلاقة بين ورقتين مختلفتين، أستخدم أداة "نافذة جديدة" في علامة التبويب عرض. هذا يفتح نسخة ثانية من نفس دفتر العمل، مما يسمح لي بمشاهدة علامتين في نفس الوقت.
لترتيبها بشكل مثالي، أنقر على "ترتيب الكل"، أو ببساطة أستخدم مفتاح Windows مع مفاتيح السهم لضبط النوافذ جنبًا إلى جنب.
هذا الإعداد يتيح لي الإشارة إلى مصدر بيانات في علامة تبويب واحدة بينما أظهر الرسم البياني الناتج في أخرى، كل ذلك دون أي انتقال مفاجئ.
كتم الإشعارات واختيار وضع المشاركة الصحيح
الخطوة الأخيرة في قائمة التحقق الخاصة بي تحدث خارج Excel. لمنع التنبيهات المحرجة من Slack أو البريد الإلكتروني، أقوم دائمًا بتفعيل وضع التركيز في Windows من خلال النقر على التقويم في شريط المهام واختيار "تركيز" قبل الانضمام إلى المكالمة. إذا كنت تستخدم Mac، افتح "مركز التحكم" (في شريط القائمة العلوي الأيمن)، انقر على أيقونة "تركيز" (القمر)، واختر "عدم الإزعاج".
أيضًا، عندما يحين وقت العرض، أكون دائمًا حذرًا لاختيار "مشاركة نافذة" بدلاً من "مشاركة الشاشة". هذا ينشئ صندوقًا افتراضيًا حيث يبقى جمهوري محصورًا في واجهة Excel، حتى لو كان عليّ التبديل بين الشاشات للتحقق من مرجع خاص أو بريد إلكتروني.
هذه هي شبكة الأمان النهائية للخصوصية المهنية، لكن تذكر هذه الملاحظات:
- فخ مربع الحوار: إذا شاركت نافذة معينة ثم فتحت مربع حوار Excel (مثل تنسيق الخلايا أو مدير التنسيق الشرطي)، فلن تعرض بعض تطبيقات الاجتماعات ذلك المربع لجمهورك. دائمًا ما أختبر هذا مع زميل أولاً.
- تنبيهات الصوت: قد يؤدي إيقاف تشغيل الإشعارات إلى إيقاف النوافذ المنبثقة المرئية لبعض التطبيقات فقط. لذا، تأكد من كتم صوت النظام أو أصوات الإشعارات للتطبيقات المحددة أيضًا لمنع أصوات "الدينغ" من مقاطعة تدفقك.
بمجرد انتهاء اجتماعك، لا تنتهي مهمتك بعد. إذا كنت بحاجة إلى إرسال الملف إلى المشاركين، يجب عليك استخدام الأداة المدمجة في Excel لمسح المعلومات الشخصية من بيانات الملف الوصفية. أيضًا، اتخذ بعض الخطوات الإضافية لجعل جدول البيانات المشترك أسهل للتنقل للشخص التالي الذي يفتحها، مما يضمن أن عملك الشاق يبقى محترفًا لفترة طويلة بعد انتهاء مشاركة الشاشة.
التعليقات 0
سجل دخولك لإضافة تعليق
لا توجد تعليقات بعد. كن أول من يعلق!