مايكروسوفت
#مايكروسوفت_365
#زيادة_الإنتاجية
7 خفايا في مايكروسوفت 365 تضاعف إنتاجيتك (دليل كامل)
رغم أن حزمة مايكروسوفت 365 تُعد مجموعة شاملة من البرامج المعقدة والقوية، إلا أنه من السهل تفويت بعض الحيل البسيطة التي تحدث فرقاً هائلاً في العمل اليومي. جمعنا لكم في هذا الدليل 7 من أكثر الميزات فائدة التي ستجعل تجربتكم أكثر أماناً وكفاءة عبر تطبيقات Word وExcel وPowerPoint وOutlook وغيرها.
1. النقر المزدوج على ناسخ التنسيق (Format Painter)
تُعد أداة "نسخ التنسيق" موفرة للوقت بشكل لا يُصدق، حيث تتيح لك نقل التنسيق من عنصر لآخر. لكن المشكلة تكمن في الحاجة للنقر عليها في كل مرة تريد فيها تنسيق عنصر جديد. الحل البسيط هو النقر المزدوج على زر Format Painter.
عند القيام بذلك، سيظل المؤشر بوضع "الفرشاة"، مما يسمح لك بتطبيق التنسيق على نصوص أو خلايا أو صور متعددة بشكل متتابع دون الحاجة للعودة للشريط الرئيسي. لإيقاف الأداة، ببساطة اضغط على أي مفتاح في لوحة المفاتيح أو انقر على الزر مرة أخرى.
ملاحظة: تعمل هذه الحيلة في Excel وWord وOneNote وPowerPoint، لكنها غير مدعومة في تطبيق To Do أو إصدارات Outlook القديمة أو Teams.
2. استعادة النسخ السابقة للملفات (Version History)
هل قمت بتعديل ملف وندمت على ذلك؟ أو ربما تريد رؤية التغييرات التي أجراها زملاؤك؟ تتيح لك ميزة "سجل الإصدارات" في مايكروسوفت 365 العودة بالزمن إلى الوراء.
إذا كان لديك حساب شخصي أو عائلي، يمكنك استعراض ما يصل إلى 25 إصداراً سابقاً للملفات المخزنة على OneDrive أو SharePoint. للوصول إليها، افتح الملف، انقر على اسمه في أعلى الشاشة، واختر "Version History". يمكنك حينها مقارنة التغييرات واستعادتها بالنقر على "Restore".
3. البحث عن الإجراءات وليس فقط النصوص
شريط البحث في تطبيقات مايكروسوفت (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) أذكى مما تتخيل. فهو لا يبحث فقط عن الكلمات داخل الملف، بل يمكنك استخدامه للبحث عن "إجراء" أو أمر معين.
على سبيل المثال، يمكنك كتابة "Paste" أو "View Macros" وسيقوم الشريط بتوجيهك للأداة مباشرة. كما يوفر نتائج بحث لمقالات المساعدة التي تفتح في شريط جانبي لتسهيل الوصول للمعلومة.
4. حماية عملك بكلمة مرور
الأمان هو الأولوية القصوى، وتوفر تطبيقات مايكروسوفت طريقة مباشرة لتشفير ملفاتك. في Word أو Excel أو PowerPoint، انتقل إلى "File" ثم "Info"، واختر "Protect Document" ثم "Encrypt With Password". سيُطلب منك إدخال كلمة المرور مرتين.
بالنسبة لتطبيق OneNote، الأمر مختلف قليلاً؛ حيث يمكنك فقط حماية "الأقسام" (Sections) وليس الصفحات الفردية، وذلك بالنقر بزر الماوس الأيمن على القسم واختيار "Password Protect This Section".
5. التحقق من سهولة الوصول (Accessibility Checker)
تضمن هذه الأداة أن ملفاتك قابلة للقراءة والاستخدام من قبل الأشخاص ذوي الإعاقة. تقوم الأداة بفحص المستند للتأكد من وجود نصوص بديلة للصور وأن التنسيق متوافق مع القواعد القياسية.
يمكنك تفعيلها من تبويب "Review" بالنقر على "Check Accessibility". الجدير بالذكر أن تطبيق Outlook يقوم بهذا الفحص تلقائياً في الخلفية أثناء كتابة الرسائل وينبهك عبر تلميحات البريد (MailTip) قبل الإرسال.
6. استخدام تطبيقات الهاتف المحمول
لضمان الإنتاجية أثناء التنقل، تذكر أن جميع التطبيقات الرئيسية (Word, Excel, OneNote, PowerPoint, Outlook, Teams) متوفرة بنسخ مخصصة للهواتف الذكية، مما يتيح لك متابعة عملك من أي مكان.
7. الخزنة الشخصية في OneDrive
تُعد الخزنة الشخصية (Personal Vault) مكاناً مثالياً لتخزين الملفات الحساسة مثل صور جواز السفر أو الوثائق المالية. تتميز هذه الخزنة بطبقة أمان إضافية تتطلب بصمة الإصبع، التعرف على الوجه، أو رمز مرور لفتحها، وتغلق تلقائياً بعد فترة من عدم النشاط.
يسمح الحساب المجاني بإضافة 3 ملفات فقط، بينما يتيح اشتراك مايكروسوفت 365 الشخصي رفع عدد غير محدود من الملفات.
ختاماً، رغم أن العديد من هذه الحيل تعمل على إصدارات الويب، إلا أن استخدام تطبيقات سطح المكتب مع اشتراك مايكروسوفت 365 يمنحك المرونة القصوى ومجموعة أدوات أوسع لإنجاز مهامك باحترافية.
الأسئلة الشائعة
يمكنك النقر المزدوج (Double-click) على أيقونة ناسخ التنسيق (Format Painter) لتثبيت الأداة واستخدامها بشكل متكرر حتى تضغط على زر Esc أو تنقر عليها مجدداً.
إذا كان لديك حساب شخصي أو عائلي في مايكروسوفت 365، يمكنك استعراض واستعادة ما يصل إلى 25 إصداراً سابقاً للملفات المحفوظة على OneDrive أو SharePoint.
لا يمكن حماية الصفحات الفردية، ولكن يمكنك حماية 'الأقسام' (Sections) بأكملها بكلمة مرور من خلال النقر بزر الماوس الأيمن على القسم واختيار خيار الحماية.
التعليقات 0
سجل دخولك لإضافة تعليق
لا توجد تعليقات بعد. كن أول من يعلق!