أخرى
#دمج_ملفات_Excel
#Power_Query
دمج ملفات Excel بسهولة باستخدام Power Query
تجميع البيانات من أوراق عمل متعددة يدوياً يمكن أن يكون مرهقاً ويستغرق وقتاً طويلاً، وقد يؤدي بسهولة إلى أخطاء في النسخ. والأسوأ من ذلك، أن هذه العملية تصبح أكثر إرهاقاً إذا كنت بحاجة إلى تحديث مجموعة البيانات بانتظام. لحسن الحظ، يمكن لأداة Power Query في Excel القيام بكل ذلك من أجلك.
على الرغم من أن هذا الدليل يشرح كيفية سحب المعلومات من ملفات XLSX المختلفة، يمكنك اتباع عملية مشابهة مع ملفات TXT وCSV وXML.
الخطوة 1: تنظيم دفاتر العمل التي ستجمعها
قبل أن تبدأ في دمج ملفات Microsoft Excel في ورقة عمل واحدة، هناك بعض الخطوات المهمة التي يجب اتخاذها. أولاً، تأكد من أن جميع مجموعات البيانات التي ستجمعها منظمة بنفس الطريقة. بشكل محدد، يجب أن تحتوي على نفس عدد الأعمدة، وأن تكون لها نفس رؤوس الأعمدة، ويجب أن تحمل علامات ورقة العمل نفس الاسم. أيضاً، ستكون العملية أكثر بساطة إذا كانت أسماء الملفات تتبع صياغة مشابهة.
مع ذلك، لا تحتاج الأعمدة إلى أن تكون بنفس الترتيب، ويمكن أن يختلف عدد الصفوف في كل ورقة. ثانياً، تأكد من أن الملفات محفوظة في نفس المجلد. إذا كان ذلك ممكناً، يجب أن يحتوي المجلد على فقط الملفات التي ستجمعها، حيث يجعل ذلك العملية أنظف وأسهل في الخطوات التالية.
الخطوة 2: فتح Excel والربط بالمجلد المعني
بمجرد تنظيم الملفات بشكل صحيح في المجلد وفقاً للمتطلبات أعلاه، أنت جاهز لبدء جمع البيانات. أولاً، افتح دفتر عمل جديد في Microsoft Excel، وابدأ ورقة عمل فارغة، واضغط على F12 لحفظ الملف في مجلد مختلف عن المكان الذي توجد فيه الملفات الفردية التي ستجمعها.
بعد ذلك، في علامة التبويب البيانات على الشريط، انقر على "الحصول على البيانات". ثم، مرر فوق "من ملف"، واختر "من مجلد".
الآن، في مربع الحوار استعراض، حدد المجلد الذي تم تخزين الملفات التي تريد دمجها فيه، وانقر على "فتح".
الخطوة 3: اختر الملفات التي تريد دمجها
ما تفعله في هذه الخطوة يعتمد على ما هو مخزن في المجلد الذي اخترته. إذا كان يحتوي فقط على الملفات التي تريد دمجها، انظر القسم 3A أدناه. من ناحية أخرى، إذا كان المجلد يحتوي أيضاً على بعض الملفات التي لا تريد دمجها، انتقل إلى القسم 3B.
3A: يحتوي المجلد فقط على الملفات التي أريد دمجها
في وقت سابق، قلت إن عملية دمج دفاتر العمل تكون أنظف وأسهل إذا كان المجلد الذي تختاره مخصصاً للملفات التي تريد دمجها. لذا، بما أنك جاهز بالفعل لدمج الملفات، انقر على "دمج"، وفي القائمة المنسدلة التي تظهر، انقر على "دمج وتحويل البيانات".
الآن، بعد أن تقوم Excel بتقييم بياناتك بشكل سريع، سترى مربع حوار دمج الملفات، وأنت جاهز للانتقال إلى الخطوة 4.
3B: يحتوي المجلد على بعض الملفات التي لا أريد دمجها
إذا كان المجلد المحدد يحتوي أيضاً على ملفات أخرى غير تلك التي تريد دمجها، بعد تحديد المجلد في الخطوة 2، سترى تلك الملفات مدرجة في التفاصيل. في هذه الحالة، تحتاج إلى النقر على "تحويل البيانات"، حيث أنك تريد إجراء تغييرات على اختيار الملفات قبل دمج البيانات.
عند النقر على هذا الخيار، يتم فتح محرر Power Query، وهو نافذة منفصلة داخل Microsoft Excel حيث يمكنك تصفية الملفات التي لا ترغب في تضمينها في عملية الدمج. في هذه الحالة، يجب استبعاد الملف المسمى "تفاصيل الاتصال"، لذا انقر على سهم السحب المنسدل في رأس عمود الاسم، وقم بإلغاء تحديد هذا الملف، ثم انقر على "موافق".
الآن، يتم عرض الملفات التي ترغب في دمجها فقط، لذا يمكنك النقر على السهم المزدوج المتجه لأسفل في عمود المحتوى لفتح مربع حوار دمج الملفات.
الخطوة 4: دمج الملفات
هناك بعض الأمور التي يجب الانتباه إليها في مربع حوار دمج الملفات. أولاً، بشكل افتراضي، يكون دفتر العمل المعين كملف نموذج هو الأول الذي قمت باختياره في القائمة. سيحدد الملف النموذجي كيفية هيكلة البيانات عند دمج الملفات، لذا، طالما أن جميع ملفاتك مُهيكلة بشكل متسق، فلا بأس من ترك هذا الخيار كما هو.
ثانياً، إذا كان لديك دفاتر عمل تحتوي على أكثر من علامة ورقة عمل، فستظهر هذه العلامات في لوحة خيارات العرض على اليسار. لذلك، من المهم أن تحمل جميع العلامات التي ترغب في دمجها عبر دفاتر العمل المعينة نفس الاسم. أيضاً، إذا كنت قد قمت بتنسيق البيانات كجداول Excel وأعطيتها أسماء، فستظهر قائمة الأسماء هنا.
في هذا المثال، ومع ذلك، يحتوي كل دفتر عمل على ورقة عمل واحدة فقط (مسمّاة "الدرجات")، لذا يمكنك اختيار هذا الخيار. بعد مراجعة المعاينة للملف النموذجي المحدد في اللوحة اليمنى، انقر على "موافق" للتأكيد وفتح محرر Power Query.
الخطوة 5: تحويل البيانات
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تفتح فيها محرر Power Query في Excel، فقد يبدو الأمر في البداية مربكًا. ومع ذلك، بمجرد أن تأخذ بعض الوقت لفهم ما تفعله المناطق المختلفة في المحرر، ستدرك أنه أداة بديهية بالفعل. توجد في اللوحة اليسرى جميع الاستعلامات. عند دمج البيانات من دفاتر عمل Excel المختلفة، تحتاج فقط إلى التركيز على اثنين من هذه الاستعلامات - استعلام "تحويل الملف النموذجي"، الذي يُستخدم كقالب لأي تغييرات ترغب في إجرائها على مجموعات البيانات، والاستعلام المضاف في أسفل القائمة، الذي يجمع الملفات.
أولاً، في استعلام ملف العينة، انقر على أيقونات تنسيق الأرقام في رأس كل عمود لإخبار Excel بأنواع البيانات التي تحتوي عليها. في هذا المثال، تحتوي الأعمدة الأولى والثالثة والرابعة على أعداد صحيحة، بينما يحتوي العمود الثاني على تاريخ.
انظر في لوحة إعدادات الاستعلام على الجانب الأيمن من محرر Power Query لرؤية (وإزالة إذا لزم الأمر) كل خطوة تقوم بها في تحويل بياناتك. بعد ذلك، في الاستعلام المضاف، لا نحتاج إلى عمود اسم المصدر، لكن سيكون من المفيد الحصول على السنة لكل نتيجة فريق.
يمكنك تحويل هذا العمود للاحتفاظ بالسنة فقط مع إزالة باقي أسماء الملفات. للقيام بذلك، انقر على رأس العمود بحيث يتم تحديد جميع القيم في العمود، وفي علامة التبويب تحويل على الشريط، انقر على "استخراج"، ثم "نص قبل الفاصل".
في هذه الحالة، نريد الاحتفاظ بالسنة، وإزالة كل شيء بعد الفراغ الأول. لذا، في حقل نص الفاصل، اكتب فراغًا واحدًا. ثم، انقر على "خيارات متقدمة"، واختر "من بداية الإدخال". الآن، انقر على "موافق".
أخيراً، انقر نقرًا مزدوجًا على رأس العمود لإعادة تسميته إلى السنة، وغيّر نوع البيانات إلى "عدد صحيح". خذ لحظة لتصفح قائمة البيانات المجمعة للتحقق من عدم وجود أخطاء أو أي تحويلات إضافية ترغب في إجرائها.
الخطوة 6: تحميل البيانات المجمعة على ورقة عمل جديدة
الآن بعد دمج البيانات من دفاتر العمل وتحويلها، حان الوقت لرؤية كيف تبدو في ورقة Excel عادية. في علامة التبويب الرئيسية في نافذة محرر Power Query، انقر على الجزء العلوي من زر "إغلاق وتحميل" المزدوج. انقر على الجزء السفلي من زر "إغلاق وتحميل" للحصول على المزيد من خيارات التحميل. على سبيل المثال، يمكنك تحميل البيانات على ورقة عمل موجودة أو كجدول محوري.
الآن، يتم تحميل البيانات على ورقة عمل جديدة كجدول Excel منسق، مما يعني أنه يمكنك تنسيق مظهره وخصائصه في علامة تبويب تصميم الجدول على الشريط. لإجراء تغييرات إضافية على الاستعلام في محرر Power Query، بعد تفعيل لوحة الاستعلامات والاتصالات في علامة التبويب بيانات، انقر بزر الماوس الأيمن على الاستعلام، واختر "تحرير".
بمجرد أن تقوم بإجراء التعديلات اللازمة في محرر Power Query، انقر على "إغلاق وتحميل" مرة أخرى لتحديث مجموعة البيانات الناتجة.
الخطوة 7: إضافة المزيد من البيانات من دفاتر العمل الإضافية
أخيراً، لنفترض أن بيانات عام 2024 قد وصلت الآن، وتريد إضافة هذه المعلومات الجديدة إلى الاستعلام الحالي. من المدهش أنه نظرًا لأنك قد قمت بالفعل باتخاذ الخطوات اللازمة في محرر Power Query، كل ما عليك فعله هو التأكد من أن دفتر العمل يلبي جميع المعايير التي ذكرتها في الخطوة 1، ثم انقر على زر واحد في Excel لتحديث الجدول.
أولاً، قم بنقل دفتر العمل الذي يحتوي على البيانات إلى المجلد الذي يحتوي على بيانات السنوات السابقة، مع التأكد من أن اسم دفتر العمل، وبنية ورقة العمل، واسم التبويب متناسقة مع الملفات الأخرى. ثم، افتح دفتر العمل الذي يحتوي على البيانات المضافة مسبقًا، وفي لوحة الاستعلامات والاتصالات، انقر على أيقونة "تحديث" بجوار الاستعلام الرئيسي.
بعد إعطاء Excel بضع ثوانٍ لإكمال هذا التحديث، قم بالتمرير لأسفل لرؤية البيانات الإضافية التي تمت إضافتها إلى أسفل الجدول. للحفاظ على أي تنسيق قمت بتطبيقه على الجدول قبل تحديث Power Query، انقر على "خصائص" في علامة تبويب تصميم الجدول على الشريط، وتأكد من تحديد "الحفاظ على تنسيق الخلايا".
بالإضافة إلى إضافة البيانات من دفاتر العمل المنفصلة المحفوظة في مجلد، يمكنك أيضًا تجميع البيانات من أوراق Excel متعددة داخل دفتر عمل واحد من خلال إنشاء اتصالات بيانات بينها ودمج الاستعلامات. والأكثر من ذلك، يمكنك استخدام محرر Power Query لاستيراد الجداول من الويب.
التعليقات 0
سجل دخولك لإضافة تعليق
لا توجد تعليقات بعد. كن أول من يعلق!