أخرى
#Excel
#جداول_البيانات
8 طرق لجعل جدول بيانات Excel المشترك أسهل في التنقل
إذا كنت تقوم بإنشاء دفتر عمل Excel تخطط لمشاركته، فإن آخر شيء تريده هو إرباك أولئك الذين يستقبلونه. في هذا الدليل، سأستعرض طرقًا مختلفة للتأكد من أن الآخرين يعرفون ما يحتويه جدول البيانات، وأين يبحثون عن معلومات معينة، وما يحتاجون إلى القيام به.
1. إضافة ورقة عمل الصفحة الرئيسية
إحدى أكثر الطرق فعالية لمساعدة المتعاونين في التنقل في دفتر العمل الخاص بك هي إضافة ورقة عمل للصفحة الرئيسية. يجب أن تحتوي هذه الورقة المخصصة - الأولى التي سيرونها عند فتح دفتر العمل الخاص بك - على عنوان ترحيبي، وملخص لما يمكن العثور عليه في دفتر العمل، وروابط لبعض أوراق العمل الرئيسية، والخطوات التي يحتاج القارئ إلى اتخاذها.
في المثال أعلاه، يمكن للشخص الذي فتح دفتر العمل أن يرى على الفور ما يحتويه بفضل العنوان والوصف القصير، وقد أضفت روابط واضحة إلى أوراق العمل الأخرى في الشريط الملون أعلى الصفحة - تمامًا مثل قائمة مواقع الويب - حتى يتمكن القارئ من الانتقال مباشرة إلى المكان الصحيح.
2. تسمية أوراق العمل والجداول والنطاقات
هناك العديد من الأسباب التي تجعل تسمية أوراق العمل والجداول والنطاقات في Microsoft Excel تعتبر ممارسة جيدة، ليس أقلها لأنها تجعل دفتر العمل الخاص بك أكثر سهولة في التنقل. أولاً، فإن إعادة تسمية أوراق العمل تعطي على الفور صورة عما تحتويه كل ورقة عمل. إذا لم تقم بذلك، فسيتم تسمية الأوراق Sheet1 وSheet2 وSheet3، وما إلى ذلك بشكل افتراضي، وهذا ليس مفيدًا لأي شخص يحاول التنقل في دفتر العمل الخاص بك.
هنا، بالإضافة إلى تسمية كل ورقة عمل من خلال النقر المزدوج على كل علامة، قمت بتلوينها من خلال النقر بزر الماوس الأيمن على علامات التبويب، والمرور فوق "ألوان الخلايا"، واختيار لون.
ثانيًا، إذا كان أي من البيانات في دفتر العمل الخاص بك مُنسقًا كجدول Excel، حدد خلية داخل الجدول، وفي حقل اسم الجدول في علامة تبويب تصميم الجدول على الشريط، أعطِ جدولك اسمًا مناسبًا. يؤدي اتخاذ هذه الخطوة إلى أنه يمكنك والآخرين التنقل بسرعة إلى الجدول المعني من أي مكان في دفتر العمل من خلال مربع الاسم في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة Excel.
3. استخدم ملاحظات الخلايا للمعلومات والتعليمات
قد تبدو أداة الملاحظات في Microsoft Excel قديمة بعض الشيء، لكن ذلك لا يقلل من فائدتها في تسهيل التنقل في جدول البيانات الخاص بك. الملاحظات في Excel هي تعليقات بسيطة مرتبطة بخلايا فردية تقدم سياقًا إضافيًا. بشكل افتراضي، تحتوي الخلية التي تحتوي على ملاحظة على علامة حمراء في الزاوية العلوية اليمنى.
أضف تلميحًا في ورقة العمل الرئيسية الخاصة بك يخبر الأشخاص بالتمرير فوق أي خلايا تحتوي على علامة حمراء لرؤية المزيد من المعلومات. عندما تقوم أو يقوم شخص آخر بالتمرير فوق الخلية، تظهر الملاحظة.
لإضافة ملاحظة إلى خلية، انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية المعنية، واختر "ملاحظة جديدة". ثم، اكتب المعلومات أو التعليمات، وانقر على أي خلية في ورقة العمل عند الانتهاء للخروج من وضع تحرير الملاحظة. لا يمكنك إضافة ملاحظة إلى خلية تحتوي بالفعل على واحدة.
4. احتفظ بالحسابات والقوائم الخلفية مخفية
واحدة من الأمور التي قد تسبب الارتباك لشخص يعمل على ورقة العمل الخاصة بك - خاصة إذا كانوا جددًا على Excel - هي ورقة عمل مخصصة لعيونك فقط. تحتوي ورقة العمل في لقطة الشاشة أدناه - المسماة Backend - على قوائم من العناصر المستخدمة للتحقق من صحة البيانات، بالإضافة إلى قيم ثابتة تُستخدم في صيغ مختلفة عبر ورقة العمل.
للحفاظ على تنظيم ورقة العمل الخاصة بك وضمان عدم تنشيط أي شخص عن طريق الخطأ وتحرير هذه المعلومات الخلفية المهمة، يمكنك إخفاء ورقة العمل من العرض. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على علامة تبويب ورقة العمل، وانقر على "إخفاء". لإظهار ورقة عمل مخفية، انقر على أي علامة تبويب ورقة عمل، واختر "إظهار".
5. اجعل التعليمات تظهر وتختفي باستخدام دالة IFS
وجود الكثير من التعليمات في ورقة العمل الخاصة بـ Excel قد يشتت انتباه المتعاون، مما يؤثر سلبًا على تجربته بدلاً من تحسينها. للتغلب على هذه المشكلة، استخدم دالة IFS لجعل التعليمات تظهر وتختفي في الأوقات المناسبة. هنا، تظهر التعليمات في العمود E فقط عندما (1) لا تحتوي الخلية في العمود D في ذلك الصف على رقم، و(2) تحتوي الخلية في العمود A في ذلك الصف على نص.
=IFERROR(IFS(ISNUMBER(Employee_Expenses[@Expenses]),"",ISTEXT(Employee_Expenses[@Employee]),"تذكر إدخال نفقاتك لأقرب دولار."),"")
6. قفل خلايا معينة لمنع التحرير غير المصرح به
تساعدك قدرة Microsoft Excel على قفل خلايا معينة وحماية ورقة العمل في التأكد من أن الأشخاص يعرفون بالضبط أين يجب عليهم الكتابة وأين لا ينبغي عليهم ذلك. لنفرض، في هذا المثال، أنك تريد فقط أن يتمكن الأشخاص من النقر وتحرير الخلايا C3 و C5 و C7. للقيام بذلك، تحتاج أولاً إلى قفل جميع الخلايا في ورقة العمل.
بعد ذلك، تحتاج إلى إلغاء قفل الخلايا التي تريد من الأشخاص إدخالها وتحريرها. أخيرًا، في علامة التبويب مراجعة على الشريط، انقر على "حماية الورقة"، وتأكد من تحديد "تحديد الخلايا غير المقفلة" و"حماية ورقة العمل ومحتويات الخلايا المقفلة"، وأدخل كلمة مرور.
7. استخدم التنسيق الشرطي لتلوين خلايا إدخال البيانات
إحدى الطرق لتوجيه أعين المتعاونين إلى الخلايا التي تريدهم تحريرها هي استخدام التنسيق الشرطي. هنا، تم تلوين جميع خلايا الإدخال باللون الأزرق الفاتح. ومع ذلك، عندما يقوم شخص ما بملء هذه الخلايا ويضغط على Enter، تتحول إلى اللون الأبيض.
خطوات إنشاء هذا التنسيق التلقائي بسيطة. أولاً، اضغط على Ctrl أثناء النقر على الخلايا التي تريد تنسيقها لتحديدها جميعًا في نفس الوقت. ثم، في علامة التبويب الرئيسية على الشريط، انقر على التنسيق الشرطي > قاعدة جديدة.
8. إضافة قواعد التحقق من البيانات لتحديد إدخالات الخلايا
تساعد أداة التحقق من البيانات في Microsoft Excel على ضمان إدخال الأشخاص لأنواع المعلومات الصحيحة في خلايا معينة. لنبدأ بعمود الاسم، حيث تريد من الأشخاص اختيار أسمائهم من قائمة منسدلة. بعد ذلك، عد إلى ورقة العمل حيث تريد أن تذهب القائمة المنسدلة.
عندما تنقر على "موافق"، ستعود إلى ورقة العمل التي تضيف فيها قواعد التحقق من البيانات، وسترى أسهم منسدلة في الخلايا المتأثرة.
بالإضافة إلى اتباع النصائح الموضحة في هذه المقالة، استخدم أدوات تنسيق Excel—مثل تعديل عرض الأعمدة، ومحاذاة النص، واستخدام حدود الخلايا—لجعل جداول البيانات الخاصة بك واضحة وسهلة القراءة.
التعليقات 0
سجل دخولك لإضافة تعليق
لا توجد تعليقات بعد. كن أول من يعلق!